Home Office: Como manter o fluxo de trabalho

O Coronavírus (COVID-19) já está causando impactos significativos no Brasil. E obviamente, isso também tem se refletido nos negócios. Muitas empresas tiveram que adaptar rapidamente seus processos de trabalho. Uma das medidas foi enviar seus funcionários para casa e adotar o regime de Home Office.

Aqui na agência também adotamos esse formato de trabalho para 100% da nossa equipe. Apesar de termos alguns colaboradores já trabalhando desta forma, também enfrentamos alguns desafios para adaptar nossas atividades.

E com essa medida vários pontos foram levantados:

Como manter o fluxo de trabalho e gerenciar as atividades da equipe sem perder a produtividade?

Como manter, não só a equipe, mas todos os processos rodando sem comprometer as demandas?

Nós sabemos que é muito diferente manter uma equipe inteira, que precisa se comunicar e acompanhar o fluxo de trabalho de maneira remota. Mas, como fizemos isso funcionar?

Esse é exatamente o conteúdo desse artigo. Saiba mais como manter seu time funcionando full time em tempos de trabalho remoto. Essas são dicas que funcionaram não só para o nosso negócio, mas para nossos colaboradores também. Confira a seguir.

 

A realidade do Home Office no Brasil

 

Para muitas pessoas, trabalhar em regime de home office já é uma realidade. Dados mostram que quase quatro milhões de pessoas no Brasil trabalham nesse formato. Paralelo a isso, o vírus COVID-19 trouxe a necessidade de adaptação das empresas ao trabalho remoto.

Uma pesquisa feita pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) mostra que, em 2018, 3,8 milhões de brasileiros trabalhavam dentro de casa, o chamado home office. De acordo com o IBGE, o home office correspondia a 5,2% do total de trabalhadores ocupados no país.

O Brasil é o terceiro país que mais cresce o home office. Porém, ainda é difícil para algumas empresas e profissionais mudarem a cultura do “ir para o trabalho” para o “estar em casa trabalhando”. Ainda assim, afirmam que ambos podem se beneficiar muito com a inserção do trabalho remoto.

 

Homem adulto trabalhando home office no interior da casa sentado no sofá usando o computador.

 

Tenho um negócio: dicas para aumentar a produtividade no home office

 

O trabalho remoto funciona e já é uma realidade como já falamos acima e como você já deve saber. Só que isso não era realidade para todas as empresas antes do coronavírus. A maioria não teve tempo hábil de planejar um processo de trabalho home office para seus colaboradores. Sendo assim, essa experiência pode ser deveras problemática, trazendo perdas consideráveis para projetos em andamento. Bem como, perda de produtividade e até conflitos de comunicação.

Especialistas do mundo inteiro falaram sobre o trabalho remoto nestas últimas semanas, tornando-o o assunto mais falado depois do Covid-19. Para tentar ajudar, nós separamos algumas dicas que também adotamos e que fizeram diferença para a agência na implementação repentina desse processo:

  1. Mantenha uma boa comunicação com sua equipe, mesmo que à distância. Há diferentes ferramentas que podem agilizar esse processo. Nós mantivemos nossa comunicação através de WhatsApp e e-mails. Ligações e vídeo-chamada foram utilizados em apenas alguns casos. Pelo menos para nós, a comunicação pelo aplicativo de mensagens nos deu bastante resultado.
  1. Faça a gestão do tempo e atividades da sua equipe. Por aqui nós usamos o Trello, que além de nos possibilitar o gerenciamento dos projetos e tarefas, também conseguimos manter a comunicação com toda a equipe.
  1. Incentive a autogestão dos seus profissionais. Não basta apenas controlar as atividades, precisamos também manter os colaboradores motivados e engajados no trabalho e nos projetos. Outra dica importante nesse sentido, é sempre definir as regras e alinhar as expectativas.
  1. Liberdade requer responsabilidade. Trabalhar em casa tem seus benefícios, mas é preciso estar atento às atividades e ao andamento dos processos. Gerenciar os projetos e a produtividade da sua equipe é fundamental. Você oferece flexibilidade, mas precisa garantir disciplina e responsabilidade. Não precisa fazer um papel de “controlador”, mas assuma a postura de um gestor que confia na sua equipe, porém também necessita que a mesma mantenha a seriedade e leve seu trabalho com respeito e honestidade. Construa uma relação de confiança com sua equipe.
  1. Realizar encontros presenciais é muito importante para manter o alinhamento e a comunicação entre todos os membros da equipe. Como, nesse momento, a recomendação dos órgãos de saúde é de ficar em casa, a saída seria utilizar os hangouts e videoconferências para que todos possam também expressar como está sendo sua experiência. Deixando os membros a par dos seus processos e do mesmo modo, para que os gestores acompanhem de forma muito mais cara a cara o empenho de seus colaboradores.

 

Mulher de negócios de costas conversando com seus colegas em vídeo-conferência.

 

Faço parte da equipe: dicas para trabalhar de forma produtiva

 

Nós sabemos que essa mudança repentina não foi assim tão fácil! Trabalhar em casa pode ter suas vantagens e benefícios, porém o que aconteceu não foi bem uma transição, mas sim uma medida emergencial. Não tivemos tempo hábil para planejar os processos. Muito menos pensar na comodidade e nos recursos necessários para levar nosso trabalho para casa.

Como se não bastasse a mudança ter que ser feita, literalmente, de um dia pro outro, tivemos mais um desafio: todo mundo foi pra casa junto! Filhos, esposas, maridos, familiares. Todos foram pra casa ao mesmo tempo! E agora, como lidar com tudo isso?

Não, não está sendo fácil, nem tampouco simples essa mudança. Além de toda a situação atual por conta de tantas incertezas referentes à saúde e à economia, afastar-se da empresa gerou, na maior parte dos trabalhadores, uma grande ansiedade.

Por isso, aqui vão algumas dicas para te ajudar a conseguir dar conta das suas tarefas e ter um excelente desempenho em home office:

  1. Escolha um ambiente adequado: escolha um local da casa exclusivo para você trabalhar. Não existe local ideal. O melhor é que seja um lugar em que você consiga se concentrar. É importante que não tenha muitas distrações, tenha uma boa iluminação e que te dê a sensação de realmente “estar no trabalho”.
  1. Comece o dia organizando suas tarefas: assim como quando você trabalha de forma presencial, o trabalho remoto também necessita de planejamento e alinhamento de tarefas. Liste o que você vai fazer naquele dia e alinhe também com sua equipe. Planeje sua agenda e crie uma lista de prioridades. Foque na tarefa que está sendo realizada, evitando distrações.
  1. Avise que você está trabalhando: converse com sua família e estabeleça regras de convivência no home office. É essencial alinhar com todos que você vai estar ali presente, mas que está trabalhando. Uma dica é utilizar sinalizações para mostrar que você está “no trabalho”, mesmo estando em casa o tempo todo.
  1. Nesse formato de trabalho, você é o responsável pela forma como vai executar suas tarefas. Então, faça a autogestão e realize suas atividades com qualidade e dentro do prazo. Porém, não se esqueça de gerenciar seu tempo. Quando você está na empresa certamente cuida do relógio para seus horários de entrada, saída e para seus intervalos. Continue fazendo isso em casa. Manter uma rotina é imprescindível.
  1. Aqui vão mais algumas dicas importantes: tire o pijama, utilize um mobiliário adequado, cuidado com as tentações e distrações que você tem em casa. Quando acabar seu expediente, saia do ambiente onde definiu para trabalhar. Outra coisa de extrema importância: esteja disponível durante o horário comercial da empresa.

 

Cliente de consultoria mulher trabalhando em home office por telefone

 

Você que está aí em casa durante esse período de pandemia é um privilegiado, pois muitas pessoas não têm essa oportunidade. Por isso, faça valer esse benefício. Muitos profissionais e empresas que já adotaram esse tipo de trabalho antes do isolamento, agradecem se você colaborar de forma positiva para a credibilidade do home office!

Aproveite que a tecnologia permite o trabalho remoto e evite se expor ao risco de contágio pelo coronavírus. Ajude fazendo a sua parte, seja na sua comunidade ou na sua equipe. No final de tudo isso, todos vamos ganhar!